Les réunions d’équipe : productivité ou surcharge?, par Mélody Lardin

Ressources humaines · publié le 7 mars 2024 · Commenter

Il est plutôt rare que je croise un(e) gestionnaire qui n’ait pas l’impression d’être trop souvent en réunion. Avec une augmentation des réunions virtuelles en plus des présentielles, et parfois la trop longue durée de celles-ci, il semble que le temps pour faire ses propres tâches et s’occuper des besoins de son équipe soit de plus en plus mince.

Clairement, la communication et le travail d’équipe sont essentiels pour mener au succès ; les réunions peuvent donc être un incroyable levier. Mais où tracer la ligne entre productivité et surcharge?

Voici quelques pistes pour vous aider.

Trois questions à se poser

Dans son article « À l'aide! Les réunions se multiplient et m'épuisent. », paru dans Les Affaires, Olivier Schmouker propose trois questions à vous poser quand vous recevez une demande de réunion:

Y a-t-il un objectif impérieux à réunir toutes ces personnes?
Le contenu de la réunion nécessite-t-il vraiment un engagement et une interaction?
N’y a-t-il aucun autre moyen de communiquer tous ensemble qui serait tout aussi efficace?

Pour ma part, je vous suggère aussi de vous poser ces mêmes trois questions avant d’envoyer une invitation à une réunion.

Une réunion devrait avoir lieu quand chacune des personnes présentes peuvent apporter quelque chose en vue d’une décision, d’une création ou autre objectif concret.

Si le but est juste d’informer, un autre moyen de communication devrait être privilégié.

D’ailleurs, pourquoi ne pas utiliser ces mêmes questions pour revoir la pertinence de vos réunions récurrentes actuelles?

Trois points clés à l’agenda

Pour qu’une réunion soit efficace, un allié important est l’agenda (ou ordre du jour). Mettez-y les points clés à discuter, ainsi qu’un nombre de temps alloué pour chacun.

S’il est difficile pour vous de respecter le temps de vos réunions, je vous conseille aussi d’assigner à une personne (en rotation) le rôle de gardien du temps. Je sais, vous avez certainement déjà entendu cette stratégie, c’est loin d’être une idée nouvelle… Mais, la faites-vous?

Je conseille aux équipes de gestionnaires avec qui je travaille de s’assurer d’inclure ces trois points clés à l’agenda:

Commencer par 5 minutes pour connecter au niveau humain (c’est-à-dire, ne pas parler de travail). Ça permet à tout le monde de se déconnecter de ce qu’ils faisaient avant et de mettre leur focus sur les participants à la réunion. Consultez le web pour des tonnes d’idées de brise-glaces!
Ensuite mentionner l’objectif de la rencontre, sa durée et le résultat attendu à la fin de la rencontre. Assurez-vous d’une compréhension et d’une adhésion de tous, car c’est une responsabilité collective.
Gardez les 5 à 10 dernières minutes de la rencontre pour réitérer les actions à prendre, les porteurs de ballons et les délais alloués. Ça permettra de faire sortir les ambiguïtés, le cas échéant, et de vous assurer d’avancer (dans une direction commune claire!).

S’assurer de la pertinence des réunions, de leur durée optimale et d’un alignement sur les résultats et actions devraient vous aider à améliorer votre relation amour-haine avec les réunions d’équipe.

Pour cela bien sûr, un faut vous assurer que le processus soit efficace aussi. Dernier petit truc en ce sens: diminuez les distractions en laissant vos cellulaires et ordinateurs à l’entrée de la salle de réunion! En virtuel, fermez toutes les autres fenêtres et notifications de votre ordinateur.

Mélody Lardin
Coach exécutive, conférencière et formatrice, hôtellerie & tourisme
Leadership Humain | Synergie d’équipe | Mobilisation des employés
Fondatrice de MLeader Coach

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