Coordonnateur(trice), administration et communication client

Vélo Québec Voyages / Montréal

29 janvier 2025

Quelques mots sur l’agence

Vélo Québec est un acteur clé du monde à vélo, dont l’expertise est reconnue à l’international. Fondée en 1995, son agence de voyages est un chef de file en matière de vacances à vélo en Amérique et à travers le monde.

Joindre Vélo Québec, c’est :

Faire partie d’une grande équipe de passionnés, prêts à mettre leurs énergies en commun pour faire progresser l’usage du vélo;
Contribuer à rendre notre société meilleure en favorisant la pratique du vélo (mobilité durable, santé et saines habitudes de vie, qualité de vie et quartiers à échelle humaine);
Concilier plaisir et bonheur au travail.

Pédale vers ton avenir !

Description

Relevant de la direction des opérations de l’agence, cette personne contribue à la coordination des activités commerciales, opérationnelles et administratives. Il ou elle assure la qualité de la communication générale destinée à la clientèle et la gestion des données système de l’agence et du site web.

Le ou la coordonnateur·trice est en charge de négocier et réserver les vols auprès des fournisseurs aériens pour l’ensemble des voyages de la programmation et assure un suivi des coûts d’achat.

Responsabilités

Activités de l’agence et communication client

Procéder à la révision et validation des informations et des documents voyage tant pour les clients que sur le web ;
Contribuer à la saisie des informations et la gestion (entrée et maintien) des données en systèmes (produits, tarifications, promotions) selon la programmation et l’échéancier établi ;
Participer à l’organisation des activités commerciales de l’agence (présentations, soirées pré-départ, soirées d’informations, visioconférences, salons, kiosque, ) et en établir des bilans ;
Participer à la création du manuel des procédures sur les activités de l’agence ;
Soutenir l’équipe dans le cadre des événements et des activités, participer à certains événements et être présent·e sur le terrain, lorsque
Procéder à l’envoi des sondages auprès des clients ;
Organiser et centraliser les résultats des sondages (guides et clients) ;
Fournir un soutien administratif quotidien (gestion des boîtes courriels, des appels, messages téléphoniques, etc.) ;
Agir comme personne-ressource directe pour l’agent·e adminstratif·ve ;
Appuyer l’équipe des ventes lors des périodes de pointe.

Achats aériens pour la programmation

Contribuer à la programmation des voyages ;
Procéder à la réservation des espaces groupes (passagers et vélos) auprès des fournisseurs aériens sur les meilleurs vols et les meilleurs jours d’opérations de la programmation des voyages ;
Négocier et assurer les meilleurs coûts ;
Gérer le transport aérien des guides et de l’équipement mécanique ;
Maintenir à jour le contenu des ententes contractuelles dans les systèmes de l’agence (dépôt, listes de participants, paiements finaux, facturation, etc.) ;
Faire le suivi de l’émission des billets d’avions pour nos clients et guides.

Gestion des inventaires et système Reslynx

Assurer la mise en marché des voyages (prix, inventaire, etc.) ;
Optimiser les inventaires sur Reslynx ;
Offrir un soutien au Directeur des opérations pour la création des voyages et produits dans les systèmes ;
Compiler le décompte des ventes dans le tableau de suivi.

Compétences

Très bonnes habiletés rédactionnelles en français ;
Sens de l’organisation et rigueur dans les suivis ;
Capacité à gérer son temps et les priorités ;
Grand souci du détail et de la qualité du service client ;
Capacité d’adaptation aux changements et curiosité naturelle pour l’amélioration continue ;
Aime travailler en équipe et contribuer au bien commun.

Exigences

Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent (administration, tourisme, loisir) ou une combinaison d’expérience pertinente en lien avec le poste ;
Expérience préalable en soutien administratif ou dans un rôle connexe (2 ans minimum) ;
Expérience dans l’industrie du voyage (voyagiste, voyagiste/agence, ligne aérienne) ou du tourisme ;
Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (en raison du nombre de fournisseurs internationaux avec qui nous faison affaire) ;
Excellente maitrise de la suite Office (Google drive, Excel et Word).