L'office de tourisme, une véritable valeur ajoutée pour l'organisateur d'événements

Ce texte est le cinquième billet d’une série proposée par l'Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ). Cette association touristique sectorielle participe à la croissance du tourisme d'affaires au Québec en favorisant les alliances entre les intervenants du milieu, en développant la connaissance stratégique et en générant des occasions d'affaires pour l'industrie.

L'analyse des données 2017 vient confirmer l'importance économique du tourisme d'affaires au Québec. Avec un apport de plus de 625 000 000$ issu de la clientèle d'affaires, cela signifie que chaque semaine, il se tient en moyenne 63 événements d'importance en tourisme d'affaires dans la province. Sur une base annuelle, ces activités auraient donc totalisé 950 856 nuitées soit une moyenne de 10 920 nuitées par semaine[1]. À la lumière de ces chiffres éloquents, on pourrait croire que le réflexe naturel d’un organisateur d’événement ou d’un professionnel de l’industrie qui voit à la planification d’événements d’affaires est de contacter l'office de tourisme (ou bureau de tourisme) de la région qui l'intéresse. Après tout, il s'agit d'un service gratuit, d'un « one stop shop » qui permet d’obtenir toute l’information nécessaire sur la région visée : ses hôtels, sa capacité d'accueil et les activités qui y sont proposées. Bref, ces organisations qu'on appelle aussi bureau d'accueil touristique ont l’expertise nécessaire, non ?

« Ça me surprend qu’il y ait encore des réticences à travailler avec un office de tourisme, confie Marina Pellerin, déléguée commerciale pour Tourisme Rimouski. En fait, dès qu’un événement est trop gros pour un seul site, les gens n’hésitent pas à faire appel à nous pour obtenir du support. Dans une région comme Rimouski, lorsqu'il y a de gros événements, c’est tout le parc hôtelier et les partenaires qui sont mis à contribution. »

Marina Pellerin, déléguée commerciale pour Tourisme Rimouski

Mme Pellerin se souvient d’un événement à grand déploiement qui s’est déroulé dans sa région il y a quelques années. « Les clients étaient sceptiques quant au taux de participation au départ, ils n'étaient jamais allés plus loin que Québec pour leur congrès annuel. Mais, après l’événement, ils ont constaté la différence entre un congrès où les invités sont “laissés à eux-mêmes” (souvent en ville) et un autre où l'office de tourisme est mis à contribution (souvent en région). On peut en faire tellement plus pour le client ; on connait notre région par cœur, on sait qui appeler, quoi faire et comment le faire. C’est bénéfique pour tous de travailler ensemble et nous, tout ce que l’on veut, c’est que les gens aient du bon temps dans notre région. »Hésitant ou mal renseigné?

Mais, si l'office de tourisme est spécialiste de sa région et que son objectif ultime est d'accueillir et de bien servir le client, pourquoi est-ce que ce n'est pas toujours un réflexe naturel des professionnels de l'industrie de faire affaire avec lui ?  À ce propos, nous avons discuté avec Annie Léveillée de Tourisme Outaouais. « Souvent, les clients ne sont pas conscients de tout ce que l’on peut faire pour eux. C’est une économie de temps importante pour l’organisateur d’événements de faire affaire avec le délégué d’un office de tourisme, il n’a pas à solliciter tous les hôtels afin de rassembler 10 soumissions, le délégué fait tout le travail pour lui. »

Annie Léveillée, déléguée commerciale pour Tourisme Outaouais

Elle conclut sur une hypothèse : « Les organisations croient peut-être garder un certain contrôle sur leur événement en faisant affaires directement avec les hôtels et ainsi avoir un pouvoir de négociation plus serré, mais ce n’est pas le cas.  Mon rôle est de m’assurer que l’événement se déroule dans ma région et je veux que cela fonctionne. Je connais chacun des hôteliers, le nombre de salles, la capacité, l’échelle de prix et je connais aussi très bien les besoins de mes clients. Je suis en mesure de leur proposer les meilleures options et ce qu'il y a de mieux pour leur événement. »   

Julie Fortin directrice ventes et marketing de l’Hôtel Rimouski

De l’autre côté, il y a les hôteliers qui ont également leur mot à dire. Julie Fortin de l’Hôtel Rimouski abonde dans le même sens, et même, elle va plus loin. « Dans le processus d’organisation d’un événement ou d’un congrès, si on travaille en collaboration avec l'office de tourisme, on peut offrir certains avantages financiers au client. Par exemple, Tourisme Rimouski va donner un petit coup de pouce et financer une activité qui sera ajoutée au programme de l'événement. Les offices de tourisme ont un budget alloué pour promouvoir la région, il y a donc de nombreux avantages à collaborer pour nous, hôteliers, mais surtout pour les clients. » Mme Annick Gariépy, qui organise chaque année une dizaine d'événements pour le compte des associations d'avocats membres du Barreau du Québec, peut comprendre que certains organisateurs d'événements ne contactent pas d'emblée l'office de tourisme de la région où se tiendra leur événement. « Parfois, le choix du lieu dans une région donnée est tellement évident que je peux comprendre que certains organisateurs n'y voient pas la valeur ajoutée. Par contre, si je prends l'exemple de mon dernier événement d'envergure, plusieurs lieux convenaient à la tenue de notre congrès et Tourisme Outaouais nous a aidés et nous a enlignés dans le choix des hôtels et des salles. Elle conclut: « Je crois que c'est un gros plus d'avoir du feedback de l'office de tourisme lorsqu'il y a beaucoup de bonnes options, ils sont les mieux placés pour nous fournir de l'information pertinente et nous aider à faire un choix éclairé. » 

Et la compétition dans tout ça ?

Le deuxième frein à la collaboration semble être la compétition. Pourtant, en région surtout, le mot d’ordre semble, justement, être la collaboration. « Nous avons des hôtels de qualité complémentaires sur notre territoire, et, entre hôteliers, on est capables d’avoir une force de frappe. À l’Hôtel Rimouski, l'on accueille parfois de très gros événements multi-sites, dans un processus de partage et d’accueil. Nous entretenons de bonnes relations avec nos voisins et nos partenaires afin de répondre aux attentes de notre clientèle. L’objectif poursuivi est toujours de promouvoir la région » assure Julie Fortin.

Christine Cadieux, directrice générale du Ramada Plaza Manoir du Casino à Gatineau, est du même avis. « Il y en a pour tout le monde, l’important est de mettre en valeur la destination et de faire venir les gens. » « C’est essentiel de travailler ensemble. Il y en a certains qui voient cela comme de la compétition, mais il y en a pour tout le monde. Si le Hilton Lac Leamy est plein, les gens vont venir ici ; il faut s’entraider, c’est comme ça qu’on obtient du succès. Parce que, en fin de compte, c’est tout le monde qui en bénéficie si la région est fréquentée. »

Christine Cadieux, directrice générale du Ramada Plaza Manoir du Casino Gatineau

En conclusion, Marina Pellerin affirme : « Les offices de tourisme mettent constamment à jour leurs répertoires de fournisseurs et sont au courant des nouveautés ... c'est le client qui est gagnant à la fin. Je suis d'avis qu’en tourisme d'affaires, c'est le client qui est le plus important, et qu'il faut mettre ses appréhensions de côté et travailler ensemble à bien le servir. Parce que, s'il est satisfait, il va revenir ».

Les mots pour le dire

Si vous êtes curieux d'en savoir plus sur le tourisme d’affaires, consultez le Vocabulaire élaboré par l'Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ) en vue d'uniformiser les termes à privilégier, de les diffuser auprès de son réseau d'organismes et d'intervenants qualifiés et de contribuer ainsi à uniformiser la terminologie fondamentale de cette sphère d'activité. Le vocabulaire disponible sur congres.com contribue à différencier le tourisme d'affaires de celui d'agrément.

Ce texte est le troisième d’une série de billets proposés par l'APCQ, l’association touristique sectorielle qui participe à la croissance du tourisme d’affaires au Québec en favorisant les alliances entre les intervenants du milieu, en développant la connaissance stratégique et en générant des occasions d’affaires pour l’industrie.

Renseignements
Ginette Bardou, directrice générale, APCQ
1 888 969-1307
info@congres.com

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Source: APCQ Rapport d'activités 2017