Adjoint(e) administratif(ve)

Association hôtelière de la région de Québec (AHRQ) / Québec (La région de)

L’Association hôtelière de la région de Québec (AHRQ) est présentement à la recherche d’un(e) candidat(e) pour combler le poste d’adjoint(e) administratif(ve).

L’AHRQ a pour mandat principal d’accomplir les deux objectifs suivants : d’un, elle se doit de représenter, défendre et garantir les intérêts de ses membres, c’est-à-dire ceux des établissements d’hébergement, et ce, auprès des différents acteurs gouvernementaux et économiques de la grande région de Québec; deuxièmement, elle se doit d’être à l’écoute de ses membres en leur offrant des services appropriés quant à leurs besoins quotidiens et, aussi, de leur octroyer un soutien sous diverses forment, lorsque requis. Pour accomplir le mandat principal de l’AHRQ et pour accomplir le mandat principal visé par la présente offre d’emploi, le candidat ou la candidate sera appelé à travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’association, en la soutenant de façon quotidienne dans ses fonctions et tâches diverses, lesquelles sont à la fois administrative, opérationnelles et représentatives.

Description

Conditions d’emploi

• Poste permanent à temps plein (40 heures/semaine)
• Salaire concurrentiel (entre 45 000 $ et 52 000 $ par année) selon l’expérience
• 3 semaines de vacances par année, dont une obligatoire à Noël
• Stationnement au centre-ville ou passe d’autobus
• Contribution à une assurance santé
• Télétravail le vendredi
• Travailler dans un domaine dynamique où la routine n’existe pas
• Possibilité d’évolution professionnelle au sein de l’organisation.

Responsabilités

Répartition des tâches

Les fonctions du ou de la titulaire du poste seront partagées entre des tâches administratives et des tâches liées aux événements et aux communications.

Administration générale

• Gestion de l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau;
• Gestion des agendas et des rendez-vous des membres de l’équipe permanente
• Réception des courriels et appels entrants, prise de rendez-vous et assistance au niveau des calendriers des membres de l’équipe permanente
• Rédaction et mise en place des documents administratifs
• Gestion du serveur informatique interne et maximisation de son utilisation;
• Suivi et gestion des comptes clients et des fournisseurs, en collaboration avec la comptabilité
• Soutien relatif aux services offerts aux membres
• Mise à jour de la base de données des membres
• Gérer et mettre à jour le site internet de l’AHRQ
• Effectuer la recherche et remplir des demandes de subventions
• Apporter un soutien administratif au projet main-d’œuvre

Événementiel (10 événements par année)

• Participer à l'organisation des événements en collaboration avec la direction générale
• Soutien logistique dans le cadre des événements
• Gestion des inscriptions et de la facturation

Exigences

• DEC en bureautique, administration ou tout autre domaine connexe (tout diplôme d’études supérieures constitue un atout).
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit (bilinguisme un atout).
• Expérience de 3 ans dans des fonctions administratives similaires.
• Maîtrise des logiciels de gestion, de traitement de texte et des outils numériques (CRM (Zoho One), gestion de site web, Office 365, etc.).