La journée nationale du tourisme d’affaires, ou savoir prêcher par l’exemple! – Deuxième volet

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Le 14 juin dernier, Tourisme d’Affaires Québec a tenu l’édition Québec de sa très attendue Journée nationale du tourisme d’affaires (JNTA), et ce, dans la belle région de Lévis. Le compte-rendu de cette journée a fait l’objet d’un premier volet, mais puisque tant de choses restent à mentionner, plongeons dès maintenant dans ce deuxième volet.

L’art de faire les choses différemment

Après deux ans de pandémie, il était évident pour Gilber Paquette, directeur général de Tourisme dAffaires Québec, et son équipe que la Journée nationale du tourisme d’affaires devait non seulement se tenir en présentiel, mais surtout qu’elle devait sortir de l’ordinaire. Le programme de la journée a donc été orchestré de façon à plaire à tous, tout en faisant rayonner la région hôte et en stimulant les échanges.

On s’attend effectivement à réseauter lors d’une telle journée, mais les invités étaient bien loin de s’attendre à réseauter devant une démonstration scientifique du bunker de la science qui a transformé du vin blanc en vin mousseux sous nos yeux à tous. L’ambiance était à l’émerveillement et à la curiosité, tandis qu’on voyait les regards amusés se multiplier. Cette activité a d’ailleurs permis aux participants de vivre une expérience commune, ce qui les a ensuite aidés à briser la glace lors de leurs échanges.

Le bunker de la science n’était d’ailleurs pas la seule entreprise lévisienne à avoir de la visibilité à la JNTA, puisque les convives ont pu découvrir Défi-Évasion et sa remorque « Défi-mobile » qui accueillait les curieux tout au long de la journée pour les plonger dans un jeu d’énigmes tout à fait ludique. Certains se sont lancés dans l’aventure de quinze minutes pour ressortir tout sourire de la roulotte, tandis que d’autres ont préféré visiter celle-ci et découvrir les différentes offres corporatives de l’entreprise.

Sur le coup de midi, la JNTA a troqué le classique dîner-conférence pour un dîner-spectacle, et ce, au plus grand bonheur des 170 participants. Par contre, ce n’était pas qu’un simple spectacle, mais bien un spectacle d’hypnose par Les Somnifrères. La prestation interactive a été un franc succès avec une scène remplie de 12 sujets réceptifs qui ont quitté graduellement jusqu’à ce que le public soit conquis par trois demoiselles qui sont restées campées dans des histoires toutes plus rocambolesques les unes que les autres. C’était drôle, c’était fascinant, mais c’était surtout une grande réussite de garder tous les dîneurs à leur place pour toute la durée du spectacle! D’ailleurs, les tables étaient créées de façon à ce que régions, entreprises et clients soient mélangés : une brillante initiative pour stimuler les échanges !

« Je me doutais que j’étais réceptive à l’hypnose, mais c’est la première fois que j’allais sur la scène comme ça. J’étais dans un état second, une drôle d’expérience, mais j’ai tellement ri ! Le contexte est d’autant plus drôle puisque ce sont mes collègues qui me voyaient, et je suis persuadée que tout le bureau a déjà reçu une tonne de vidéos. » – Diane Légaré, conseillère en communication événementielle, Beneva

Pour vous assurer de ne pas rater la prochaine édition des JNTA, communiquez avec nous : info@congres.com

En pleine action lors de l’expérience scientifique réalisée par Le bunker de la science. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.

La roulotte Défi-mobile de Défi-Évasion. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.

À partir de la gauche : Andrée Gilbert, directrice Ventes et marketing à Lévis Centre des congrès ; Charles Lacasse, conseiller aux stratégies partenariales au ministère du Tourisme du Québec (MTO) ; Gilber Paquette, directeur général de Tourisme dAffaires Québec ; Luce Masson, conseillère en gestion d’événements chez Desjardins ; Steeve Gagné, président du Conseil d’administration de TAQ et coordonnateur tourisme à la Corporation de développement économique de Victoriaville. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.

Les invités participent tous au premier test de réceptivité des Somnifrères. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.

Les sujets les plus réceptifs en pleine hypnose. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.

Enjeux particuliers, mais partagés

L’un des deux ateliers offerts aux organisateurs événementiels se voulait être sur l’impact de la COVID-19 sur les événements : le nouveau visage des événements d’affaires. Cet atelier regroupait une dizaine de participants par table, chacune animée de main de maître par un membre du personnel de Clientis qui guidait et encourageait la discussion.

Malheureusement, même après deux ans et des poussières, un sujet reste bien d’actualité : la COVID-19. Le milieu du tourisme en a écopé, mais le milieu du tourisme d’affaires a pratiquement été inexistant pendant plusieurs mois. Et pour cause : tests obligatoires, règles sanitaires, proximité, éclosions, réalités familiales, virtuel, hybride, et la liste continue. Les organisateurs et organisatrices d’événements ont vu leurs délais de préparation considérablement écourtés pour un événement donné. En effet, si on prenait auparavant un an pour canner un projet, dans la réalité pandémique il est impensable de planifier quelque chose dans un futur si lointain et si incertain que six mois ou plus. Et ce n’est pas parce que la tâche d’organisation est plus simple, bien au contraire, puisque de nombreuses nouvelles précautions doivent être prises, de la gestion des déplacements jusqu’à la grandeur d’une salle, en passant par le matériel et les outils technologiques. Cela implique aussi beaucoup plus de coûts… et beaucoup plus de plans alternatifs : on ne peut désormais plus se contenter d’un plan « B », mais on doit plutôt prévoir un plan « C », voire « D ».

« Dans mon domaine, le respect des règles sanitaires est primordial et c’est un enjeu important dans l’organisation de nos événements. Cet atelier m’a donc permis de voir ce qui se passe ailleurs, malgré les réalités différentes, et de découvrir des solutions qui pourraient s’appliquer à nos événements. » – Isabelle Hudon, agente d’administration et de logistique, Association des médecins d’urgence du Québec (AMUQ)

Les entreprises et organisations ayant nécessairement des réalités et des besoins différents, elles ont toutefois répété ce même mot d’ordre ad nauseam : adaptation. Si les organisateurs événementiels devaient auparavant savoir gérer le stress, maintenant la qualité primordiale et indispensable à ces professionnels est la capacité d’adaptation.

Quoi qu’il en soit, la plus grande adaptation des deux dernières années est celle de l’omniprésence du virtuel dans le milieu des affaires. Effectivement, même si la formule présentielle reste le choix de prédilection des organisateurs, non seulement d’un point de vue des coûts, mais aussi de la qualité globale de l’expérience, il est souvent impensable de délaisser complètement le virtuel. Les options hybrides offrent certes plusieurs avantages tels que de hauts taux de participation ou une accessibilité accrue, mais les coûts sont exorbitants et la gestion événementielle est d’autant plus complexe. L’atelier s’est donc soldé par un constat unanime : le virtuel doit maintenant faire partie de l’offre, mais pas nécessairement en mode hybride. Certains opteront donc pour l’organisation de formations en mode virtuel, mais de congrès en mode présentiel, tandis que d’autres privilégieront le mode enregistré puis diffusé en différé.

Consultez le premier volet de cet article pour découvrir l’atelier sur les pratiques durables en événementiel

Le réseautage bat son comble en plein salon des découvertes. Crédit photo : Normand Huberdeau, Groupe NH Photographes.)

Psst… découvrez les entreprises mises en valeur lors de la journée :

  • Défi-Évasion offre une panoplie de défis interactifs et immersifs pour petits et grands. Que ce soit en salle, en ligne, à l’extérieur ou même à bord de leur remorque unique, n’hésitez pas à découvrir et à faire découvrir cette entreprise hautement ludique.
  • Le bunker de la science propose des jeux et des activités à saveur scientifique qui sauront éveiller la curiosité de tous. Cette entreprise fièrement lévisienne a assurément une offre de service pour répondre à tous les besoins : du virtuel au corporatif en passant par le scolaire.
  • Kando est une jeune entreprise qui s’attaque à un défi de taille : enrayer l’utilisation du plastique à usage unique. Le concept est fort simple et consiste à offrir de l’eau purifiée dans des canettes, puisque le métal, lui, est recyclable à l’infini !
  • Lévis Centre des congrès est une destination de choix pour l’organisation d’événements en tous genres. Que vos besoins soient petits ou grands, vous serez accueillis chaleureusement dans un environnement propre, accessible et au goût du jour, pour une expérience humaine, avant tout.

Surveillez nos publications pour ne pas rater le Rapport d’analyse, réalisé par Clientis à la suite de nos ateliers de Québec et de Montréal.

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