Pandémie: quel avenir pour l’événementiel? Parole aux organisateurs!

L’Association professionnelle de congrès du Québec (APCQ) a récemment sondé les organisateurs d’événements d’affaires pour prendre le pouls de la situation, de l’état d’esprit général dans l’industrie du tourisme d'affaires. Au total, 200 répondants de tous secteurs confondus y ont participé. En voici les résultats et les faits saillants.

Pandémie: quel avenir pour l’événementiel? Parole aux organisateurs!

Ce texte s’inscrit dans une série de billets proposés par l’Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ), l’association touristique sectorielle qui participe à la croissance du tourisme d’affaires au Québec en développant notamment la connaissance stratégique et en générant des occasions d’affaires pour l’industrie. Il s’agit toutefois du premier texte publié dans Tourisme Express depuis la pandémie de COVID-19 qui a frappé le monde entier, et encore plus fortement l’industrie du tourisme et de l’événementiel, en mars dernier.

Après une pause de près de six mois où notre industrie a été plongée dans l’insécurité et confrontée à une crise sans précédent, qui a complètement chamboulé nos habitudes de vie, nos manières de travailler, mais surtout, de voyager et de nous rencontrer, l’Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ) a pris l’initiative de sonder les intervenants du milieu afin de prendre le pouls de la situation, de l’état d’esprit général dans l’industrie du tourisme d'affaires et, ultimement, mieux comprendre les perspectives des organisateurs d’événements d’affaires à court et moyen terme.

Au total, 200 organisateurs d’événements d’affaires de tous secteurs confondus (associatif, corporatif, gouvernemental, syndical…) ont participé à ce sondage qui s’est tenu en ligne, de façon anonyme, du 12 août au 3 septembre. En voici donc les résultats et les faits saillants.

Les « gros événements », ce n’est pas pour tout de suite

Ce qui ressort principalement du sondage, c’est que la tendance sera aux petits événements.

Effectivement, près de 70% des répondants ne prévoient pas reprendre les événements de 100 personnes et plus avant au minimum 12 mois, et même, la très forte majorité est incapable de répondre à la question à savoir "quand ce sera possible". Les résultats sont sensiblement les mêmes lorsqu'on pense aux événements de 51 à 100 personnes (75% des répondants n’envisagent pas de reprendre les événements de moins de 100 personnes d’ici 12 mois ou ne savent tout simplement pas quand cela reprendra).

En ce qui a trait à la reprise graduelle des réunions et événements d'affaires en présence au Québec (physiquement sur place), veuillez préciser à quel moment, vous prévoyez reprendre les activités suivantes:

Toutefois, lorsqu'on parle de rencontres impliquant 25 personnes et moins en présentiel, 29% des répondants jugent "très probable" que cela reprenne au cours du prochain mois versus 8% pour les événements de 25 à 50 personnes. Les petits événements sont donc préconisés, et ce, que l'on parle de présentiel ou de virtuel. Les événements de moins de 25 personnes sont donc la tendance à surveiller.

Le virtuel: une tendance qui se maintient

Mais encore, seulement 5% des répondants jugent probable que les événements en présentiel de 50 à 250 personnes reprennent d’ici les trois prochains mois.

Entre temps, la très forte majorité des répondants s’en tiendront exclusivement à des événements virtuels jusqu’au début 2021, alors qu’à peine 7% des répondants se sont dits ouverts à organiser un événement en présentiel de 250 personnes et moins (ce qui demeure d’ailleurs la limite permise par les autorités malgré l’annonce de nouvelles mesures le 20 septembre dernier).

D'ici la fin de l'année 2020, sous quelles formes prévoyez-vous tenir vos événements et réunions d'affaires?

Les événements virtuels, auxquels nous nous sommes tous tranquillement habitués pendant le confinement, semblent donc être là pour rester et il faudra inévitablement s’y habituer. La majorité des répondants croient d’ailleurs que cette nouvelle façon de faire, soit d'organiser un événement, une rencontre, une conférence ou encore, une foire commerciale virtuelle, s’inscrira dans les stratégies événementielles du futur et que le mode virtuel fera, du moins partiellement, toujours partie intégrante de la stratégie événementielle de l’avenir.

Un retour à la normale en 2021?

À la question « quand pensez-vous pouvoir assister à un événement ou un congrès en présentiel? » une forte majorité (56%) a répondu: pas avant le printemps 2021.

Aussi, ultimement, 39% des répondants ne croient même pas que ce sera possible d’ici la fin 2021. Comme quoi: un retour à la normale ne semble pas être dans les cartons ni à court ni à moyen terme selon les répondants.

Sachant cela, il est primordial de planifier l’avenir de l’industrie en pensant à de nouvelles façons de faire, et, si ce n’est pas déjà fait, à s’outiller adéquatement afin de rendre possible, par exemple, la diffusion virtuelle d'une conférence et ainsi permettre au plus grand nombre de personnes d’assister, d’une certaine façon, à l’événement.

Les résultats de ce sondage sont cruciaux pour les hôteliers afin qu’ils aient une vision d’ensemble de ce qui se passe sur le terrain et qu’ultimement, ils puissent répondre aux besoins en constant changement des organisateurs d’événements qui doivent sans contredit repenser leur plan d’affaires 2021 et surtout, se "réinventer".

«La période actuelle est sans précédent et la situation évolue constamment et rapidement, confie Gilber Paquette, directeur général de l'APCQ. En tant que spécialistes du tourisme d'affaires, notre réalité a été complètement chamboulée et il faut, plus que jamais, faire preuve de flexibilité et de créativité. Il est primordial de continuer de s'informer, mais surtout, de demeurer au diapason de la réalité sur le terrain et d'être au fait des besoins des organisateurs d’événements et des organisations qu’ils représentent. Il n'a jamais été aussi important d'être connecté à cette nouvelle réalité et des besoins qui en découlent. L’APCQ effectuera donc, ponctuellement, des sondages auprès de ses membres, hôteliers et organisateurs afin de mieux comprendre leur réalité et comment leurs perspectives évoluent dans le temps.

Nous devrons aussi promouvoir l’aspect sécuritaire de nos établissements pour conforter les organisateurs dans leur décision de revenir à des événements en présence. Car en définitive, le modèle d’affaires des hôtels et centres de congrès repose sur la location de salles, les nuitées générées par les événements et les banquets qui accompagnent un événement. »

À propos de l’APCQ

Créée en 1981, l’Association des professionnels de congrès du Québec (APCQ) est l’association touristique sectorielle qui participe à la croissance du tourisme d'affaires au Québec en favorisant des alliances entre les intervenants du milieu, en développant la connaissance stratégique et en générant des occasions d'affaires pour l'industrie. Formé de 148 membres, l’effectif de l’Association se compose d’hôtels, de centres de congrès, de destinations touristiques et d’Associations touristiques régionales.

Renseignements
Gilber Paquette
Directeur général
APCQ
Téléphone: 1 888 969-1307, poste 2
info@congres.com