Profil des événements organisés par les planificateurs de la région de Québec

Depuis 2008, Clientis réalise annuellement une analyse auprès des planificateurs d’évènements et récolte donc des données de première source. Clientis partagera au cours des prochaines semaines les résultats de sa plus récente étude sur le tourisme d’affaires.

Dans un premier temps, nous avons commencé par regarder le volume d’évènements organisés annuellement par les répondants. Ensuite, nous nous sommes intéressés à la taille des évènements et aux besoins en hébergement. Enfin, nous avons observé les critères de sélection des lieux et l’historique des déplacements. 

Nous pouvons constater que la majorité des planificateurs interrogés au Québec sont des directeurs/trices, des adjoints/es et des coordonateurs/trices, travaillant principalement dans des associations (54%), pour le marché corporatif (40%) et pour le gouvernement (6%). Le domaine corporatif comprend principalement le domaine de la finance (25%) et le domaine de la construction (7,5%). Les contacts interrogés provenant de la ville de Québec représentent 29% de l’ensemble des planificateurs interrogés. 

Le nombre d’évènements organisés par les planificateurs de la ville de Québec est essentiellement inférieur à 5 par année. En effet, 87% des planificateurs (provenant de toute organisation confondue) interrogés de Québec organisent moins de 5 évènements par an contre 77% en 2015. Cela montre donc une évolution par rapport à l’année 2015. Par ailleurs, 7% d’entre eux organisent plus de 10 évènements annuellement et 6% d’entre eux organisent entre 5 et 10 évènements par an en 2016 contre 15% en 2015. 

Il est intéressant de constater que près de 67% de planificateurs interrogés organisent des évènements réunissant 50 à 500 participants. Il est donc nécessaire pour les planificateurs d’évènements de trouver des infrastructures adéquates afin d’accueillir leurs évènements. En effet, il est important pour les établissements hôteliers de proposer des lieux pouvant accueillir un grand nombre de personnes afin de répondre aux besoins des planificateurs d’évènements. 

Les évènements organisés par les planificateurs de la ville de Québec réunissent pour 40% des planificateurs interrogés entre 100 et 250 personnes contre 38% en 2015. Le pourcentage d’évènements de plus de 1000 participants stagne depuis 2015 avec seulement 1%. Les évènements de plus de 1000 participants sont rares car leur organisation coûte très cher et les entreprises préfèrent organiser de plus petits évènements pour que ce soit plus facile à gérer. 

Nous pouvons constater que les évènements organisés par les planificateurs interrogés se déroulent majoritairement sur 2 à 4 jours. En effet, plus de 75% des planificateurs interrogés indiquent avoir besoin d’hébergement lors de leurs évènements. De plus, ils sont 39% à indiquer qu’ils ont besoin d’hébergement pour 2 à 3 nuits et 35% à réserver des chambres pour une nuit. On constate donc que de plus en plus, les entreprises organisent des évènements sans nuitée à cause des restrictions budgétaires. En effet, un évènement sans nuitée coûte beaucoup moins cher aux entreprises et permet donc de faire des économies. Les entreprises ont donc de plus en plus tendance à raccourcir la durée de leurs évènements. 

On remarque que 16% des planificateurs interrogées réservent entre 50 et 100 chambres pour leurs évènements, contre 22% en 2015 et près de 20% réservent entre 101 et 250 chambres, ce qui montre une stagnation entre 2015 et 2016. 

Ce qui est intéressant à constater, c’est que 18% des planificateurs interrogés n’ont réservé aucune chambre pour leurs évènements en 2016, contre 14% en 2015. Ces chiffres révèlent donc une forte hausse des restrictions budgétaires dans l’organisation des évènements entre 2015 et 2016. 

Les planificateurs de Québec organisent leurs évènements essentiellement dans la province de Québec. En effet, ce sont plus de 95% des planificateurs interrogés qui se déplacent dans la région pour leurs évènements contre 2% qui sortent de la province du Québec. 

À l’international, le Mexique et l’Europe sont les destinations les plus souvent choisies par les personnes interrogées en 2016. Au niveau national, les planificateurs citent en premier lieu la province de l’Ontario avec comme principale ville Toronto et Ottawa. Cela renforce donc les tendances observées en 2014 et 2015. 

Le critère de choix le plus souvent cité par les planificateurs interrogés est la destination. En effet, 40% des planificateurs interrogés déclarent que la destination est la première considération lors de la planification d’évènements. Cela montre donc une forte hausse de plus de 15% entre 2015 et 2016. 

Le choix de la destination est un critère qui est très important pour les planificateurs car ils ont pour mission de trouver un endroit original, calme et apaisant qui propose des activités diverses et variées. Par la suite viennent le budget et la distance. Les planificateurs privilégient les régions proches afin d’avoir un taux de participation élevé lors de leurs évènements. Depuis 2015, il est également intéressant de voir que pour les répondants de la ville de Québec le prestige et la qualité des services de l’établissement devient un des critères déterminants pour le choix de la destination. 

Source: Clientis