Tourisme d’affaires : pas facile de négocier les coûts de son congrès, par Claudine Hébert

Avec la reprise des activités événementielles, qui ont été mises sur pause pendant près de deux ans, les organisateurs ne l’ont pas facile ces temps-ci. Les négociations des clauses et modalités des contrats de leurs événements n’ont jamais été autant en faveur des gestionnaires d’hôtels et de salles.

Non seulement le prix des chambres a augmenté de 30 % à 50 %, les possibilités de négocier les tarifs sont quasi nulles. Et l’époque, pas si lointaine, où les associations pouvaient bénéficier des espaces réunions et congrès des grands hôtels à moindre coût, pour ne pas dire gratuitement en garantissant la réservation d’un important bloc de chambres, est révolue.

L’inflation, l’augmentation des salaires des employés, la hausse des taux d’intérêt expliquent la hausse des tarifs. Et parce que tout le monde veut rattraper son calendrier et surtout retrouver les revenus liés aux événements, il y a congestion dans les hôtels. « Du coup, le contexte actuel fait en sorte que la marge de négociation des clients pour obtenir de meilleurs tarifs est inexistante. Si ce ne sont pas eux qui réservent, d’autres le font à leur place », soulève un hôtelier du centre-ville de Montréal dont le taux d’occupation frôle les 100 %.  

Les hôtels qui bénéficient d’infrastructures événementielles fonctionnent actuellement à plein régime. « Faute de journées disponibles pendant la semaine, plusieurs organisateurs doivent même considérer la journée du dimanche au sein de leur calendrier événementiel. Du moins, c’est ce qu’on a vu en septembre et octobre », constate Michel Douville, directeur général du Sheraton Saint-Hyacinthe Hôtel. Le dirigeant signale d’ailleurs au passage que son établissement a enregistré une saison automnale la plus occupée de sa jeune histoire.

Pas de négos sur les menus

Impossible non plus pour les organisateurs de négocier des semaines à l’avance le prix des menus des repas qui figurent au programme de leurs activités. « Le prix des aliments et celui des fournisseurs peuvent tellement fluctuer au dernier moment qu’il est devenu impossible de prévoir une estimation des semaines à l'avance », avise Alain April, copropriétaire et directeur général de l'hôtel Bonne Entente, à Québec.

Même les suites hospitalités, dont pouvaient bénéficier gracieusement les organisations, ne sont plus systématiquement incluses dans les ententes. Elles aussi sont désormais monnayables, nous confient plusieurs acteurs de l’industrie.

Des activités flexibles

Enfin, les entreprises qui offrent des activités de groupe semblent faire preuve d’un peu plus de flexibilité. Propriétaire de Goulot, dégustation sans prétention, Lawrence Morin Poliquin indique être en mesure d’ajuster ses forfaits: « Nous sentons une volonté des employeurs à vouloir trouver une activité qui rassemble et qui se fait dans la simplicité. Mais plusieurs ont un budget plus serré à respecter en cette fin d’année. D’où notre ouverture à modifier nos forfaits clés en main de 5 à 7 pour des formules sur mesure. Ce qui nous permet de demeurer accessibles », indique l’entrepreneure en affaires depuis trois ans.

Évidemment, ces formules sur mesure personnalisées, qui peuvent être réduites en nombre de vins ainsi que de bouchées par personne, vont bénéficier de tarifs encore plus attrayants lorsque le nombre de participants est plus élevé. Un léger baume pour les organisateurs.

Claudine Hébert, journaliste et collaboratrice