Planifier une réunion pour la rendre pertinente et efficace

Article rédigé par Geneviève Brouillette, experte en habiletés de supervision.

Entre les urgences du plancher, les demandes des clients et les exigences de la direction, il ne reste plus beaucoup de temps pour s’organiser et bien planifier nos réunions.

Même si elles peuvent être perçues comme une perte de temps, les réunions peuvent devenir notre alliée et nous faire gagner du temps! Pour cela, il faut s’assurer de la pertinence de chacune des réunions et de son efficacité avec un ordre du jour bien rédigé.

QUESTIONS-CLÉS POUR UNE RÉUNION PERTINENTE

Voici les questions à se poser avant de préparer notre rencontre :

- Pourquoi devons-nous nous rencontrer?
Si vous ne pouvez pas répondre à cette question, c’est que la réunion n’a pas lieu d’être.

- Quel est l’objectif de la réunion?

- Quels sont les résultats que je souhaite atteindre avec cette réunion?

- Quel est le format idéal pour cette réunion?
En personne, au téléphone, virtuellement ou une combinaison de ces formats.

- Qui doit être présent et pourquoi?
Avant de convoquer les participants, il faut s’assurer de la pertinence de leur présence :

• Est-ce que la personne est directement concernée par les points abordés?
• Est-ce qu’elle détient une expertise nécessaire à la réunion?
• Est-ce qu’elle est impliquée dans les décisions à prendre?
• De quelle information ai-je besoin de sa part?
• Quelle information doit être transmise aux participants avant la réunion?
• Quelles sont mes attentes à l’égard des participants en termes de préparation et de participation? Et comment vais-je leur communiquer cette information?
• Combien de temps devrait durer la réunion?

Il faut considérer le format, le niveau d’attention nécessaire et essayer de ne pas excéder 60 minutes.

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Source : CQRHT