Réceptionniste

Aéroport de Québec inc. / Québec (La région de)

L’Aéroport international Jean-Lesage de Québec (YQB) constitue la porte d’entrée de l’Est du Québec sur le plan régional, national et international. C’est la plus importante infrastructure de transport de l’Est du Québec. Plus d’une dizaine de transporteurs y offrent de multiples liaisons aériennes à destination de l’Amérique du Nord, de l’Amérique centrale, des Caraïbes, du Mexique et de l’Europe, dont des services quotidiens vers les principales plaques tournantes du nord-est de l’Amérique.

YQB est géré par Aéroport de Québec inc., la société privée qui, depuis le 1er novembre 2000, en assure la gestion, l’exploitation, l’entretien et le développement.

La mission de Aéroport de Québec inc. est d’offrir des infrastructures et des services de qualité, efficaces et sécuritaires, afin de favoriser la croissance du trafic aérien et de contribuer significativement au développement socioéconomique de la grande région de Québec.

Faites partie de l’équipe! 

Aéroport de Québec inc. croit que la réussite est l’image de l’engagement, du professionnalisme et de la rigueur des membres de son personnel. Chez nous, c’est toute une équipe qui déploie son savoir-faire et sa passion pour livrer à la clientèle et aux partenaires la promesse d’une expérience aéroportuaire marquée par l’excellence et l’attention. Nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents, de personnes dynamiques et dévouées désireuses de contribuer à réaliser la mission que nous nous sommes donnée.

Si vous croyez avoir le profil pour travailler dans notre équipe, nous vous invitons à nous faire part de votre candidature. 

Description

Sous la supervision de la Coordonnatrice administrative, Haute direction, le titulaire du poste doit répondre aux besoins de la clientèle interne et externe du Siège social et en assurer le bon déroulement, en plus de soutenir les besoins en soutien administratif découlant de l’ensemble des services de YQB.

De plus, par son savoir-être et son savoir-faire, il s’assure de refléter et de faire vivre la Mission, la Vision ainsi que les Valeurs organisationnelles que représentent l’Intégrité; l’Efficience; la Collaboration et le Souci du Client, en corrélation avec les objectifs et les grands axes stratégiques identifiés par YQB.

Responsabilités

Répondre aux besoins administratifs de la réception du siège social

• Accueillir et diriger les visiteurs vers les personnes ou les services appropriés ;
• Gérer les cartes visiteurs et les coupons de gratuité pour le stationnement ;
• Répondre aux appels téléphoniques internes et externes et assurer les suivis nécessaires ;
• Assurer quotidiennement la réception et la redistribution interne du courrier et des facsimilés (fax) ;
• Assurer l’envoi de courrier et/ou de colis par courrier régulier ou par service de messagerie ;
• Assurer le respect des procédures en vigueur quant aux différentes politiques de sécurité du milieu aéroportuaire ;
• Assurer le bon déroulement lors de location de salles pour les réunions du conseil d’administration de YQB ;
• Effectuer les demandes d’accès au salon VIP ;
• Assurer la logistique pour les accès aux salles lors de réunion internes et externes, incluant le montage et démontage des salles (principalement pour les réunions externes) ;
• Assurer la location de salles pour les réunions de nos partenaires dans nos salles;
• Assurer un soutien à l’organisateur lors d’événements spéciaux internes.

Assurer l’approvisionnement et l’entreposage des fournitures de bureaux

• Prendre en charge l’ensemble du processus de traitement des requêtes entrantes pour les commandes de fournitures internes ;
• Tenir des inventaires réguliers pour l’ensemble des espaces de services internes et s’assurer de maintenir les stocks en quantité suffisante ;
• Réceptionner et distribuer les commandes.

Effectuer diverses tâches de soutien administratif

• Commander les articles promotionnels, le tout en collaboration avec le département des communications de YQB ainsi que de la haute direction ;
• Archivage électronique des documents papiers ;
• Scanner les factures et chèques reçus pour les finances afin de faire suivre le tout aux bons services pour traitement ;
• Rédiger et maintenir à jour certains documents des services internes (listes téléphoniques, procédures, formulaires, etc.) ;
• Contribuer, de par son attitude, son sourire et son dynamisme, à créer un climat favorable au travail en équipe tout en offrant des services efficaces, sécuritaires et de qualité ;
• Toutes autres tâches connexes qui seront approuvées par le supérieur immédiat selon les disponibilités de l’employé.

 Effectuer toutes autres tâches connexes

Compétences

Compétences de savoir (j’ai appris)

• Les logiciels de la suite Microsoft 365 tel que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Teams.

Compétences de savoir-faire (je sais)

• Planifier et organiser efficacement des rencontres en présentiel et en virtuel via Outlook et/ou Teams.

Compétences de savoir-être (je suis)

Essentielles (valeurs YQB)

• Intégrité ;
• Efficience ;
• Collaboration ;
• Souci du client.

Spécifiques à la fonction

• Résolution de problèmes ;
• Obtention de l’information ;
• Analyse et traitement de l’information ;
• Adaptabilité ;
• Organisation et suivi ;
• Souci du détail ;
• Fiabilité ;
• Capacité à informer ;
• Compréhension des autres ;
• Communication interpersonnelle.

Exigences

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES) ;
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en soutien administratif et/ou réceptionniste ;
• Une expérience exceptionnelle peut compenser l’absence de diplôme.

QUALIFICATIONS

Expérience requise

• Détenir un minimum de 3 ans d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Niveau de langue requis

• Langue française parlée et écrite niveau avancé ;
• Langue anglaise parlée et écrite niveau avancé (LDL6) ;
• Toute autre langue fonctionnelle serait un atout.