Coordonnateur(trice) des ventes, évènements & banquets

Westin Montréal / Montréal

Imaginez une expérience Westin qui transcende les attentes, où chaque instant est une invitation à un luxe inégalé, à une hospitalité authentique et à un bien-être transformateur. Nous aspirons à être la destination incontournable à Montréal, captivant non seulement nos chers invités, mais aussi nos associés dévoués. Grâce à un engagement inébranlable en faveur d'un service personnalisé, d'offres innovantes et d'un mélange harmonieux de charme local et d'excellence mondiale, nous nous efforçons de créer un havre de paix distinctif qui définit le summum de l'hospitalité. Notre vision est d'être le battement de cœur de la scène hôtelière de Montréal, un endroit où chaque invité et associé ressent un profond sentiment d'appartenance et un lien durable avec l'expérience extraordinaire de Westin.

Description

Fonction Générale

En tant que Coordinateur des ventes, événements et banquets à l'Hôtel Westin Montréal, le titulaire de ce poste jouera un rôle essentiel dans la réussite des événements en assurant un soutien aux équipes de services congrès et événements, tout en coordonnant efficacement les services banquets. Relevant du directeur des services congrès et banquets, cette personne passionnée occupera une position centrale pour garantir une expérience client exceptionnelle.

Responsabilités

Tâches et Responsabilités

Partie gestion d’événements :

• Préparation de propositions et contrats de groupe, ainsi que gestion des événements sans chambre
• Rédaction de contrats, lettres, résumés précongrès et lettres de remerciements
• Orientation des invités sur l'éventail complet de nos services
• Gestion et exécution des groupes « Tour & Travel »
• Collaboration efficace avec les départements connexes pour assurer le succès des événements
• Développement et entretien des relations avec les invités avant, pendant et après les événements, en dépassant leurs attentes pour les fidéliser
• Approche de vente axée sur des situations gagnant-gagnant
• Gestion des appels en fonction des besoins de l'équipe

Partie coordination :

• Actualisation des événements après leur départ
• Mise à jour du tableau de bord
• Distribution quotidienne des bons de commande
• Distribution de l'information du change log
• Préparation des cadeaux de bienvenue (amenities)
• Mise en place de l'affichage de signalisation, à la fois papier et électronique
• Préparation du rapport des prévisions à 10 et 30 jours (hebdomadaire)
• Administration de CI/TY et familiarité avec les systèmes CITY et Lightspeed

Compétences

Aptitudes, Connaissances et Compétences Requises

• Attestation d'études collégiales (AEC) ou Diplôme d'études collégiales (DEC) en gestion hôtelière, restauration, ou ventes et marketing
• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
• Excellentes compétences en communication et en travail d'équipe
• Connaissance approfondie de la restauration et des services banquets
• Aptitudes marquées pour le service à la clientèle et anticipation des besoins
• Créativité, sens développé de la vente, entregent, assurance et confiance en soi
• Réactivité face aux imprévus
• Flexibilité et capacité d'adaptation aux changements
• Bon sens de l'organisation du travail et gestion des priorités
• Motivation, dynamisme, intégrité, éthique et professionnalisme
• Minutie et souci du détail
• Très bonne connaissance de la suite MS Office (Word, Excel et Outlook).
• Excellente maîtrise des langues française et anglaise.
• Disponibilité pour un horaire de travail variable et flexible selon les besoins de nos invités.

Ce poste requiert une personne polyvalente capable de jongler entre la coordination des services congrès et la gestion des services banquets, avec un engagement envers l'excellence du service client et une approche proactive pour assurer le succès des événements.