Coordonnateur.trice de l'hébergement, des événements et des services auxiliaires

Université Bishop's / Cantons-de-l'Est

11 novembre 2024

Fondée en 1843, l’Université Bishop's est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l'Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité.e.s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à ses étudiants plus de 100 programmes d’études dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Description

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop's recherche un coordonnateur.trice de l’hébergement, des événements et services auxiliaires pour un poste temporaire à temps plein. L’Université reçoit plusieurs groupes avec hébergement pendant la saison estivale et gère plusieurs types d’événements tout au long de l’année. Relevant de la gestionnaire des services de l’hébergement et des événements, le ou la titulaire du poste voit à la préparation, à l’organisation et à la réalisation des événements et s’assure de l’utilisation optimale de toutes les installations afin de maximiser leur rentabilité. Notre mission est de tailler notre place en tant que destination de choix pour l’hébergement et les événements en Estrie.

Ce poste exige un horaire flexible incluant les jours, soirs, nuits et fins de semaine. La semaine de travail est de 35 heures avec des vacances d’été limitées. Ce poste ne dépassera pas deux ans.

Responsabilités

Volet opérationnel

Répondre aux appels d’offres (RFP) des clients et leur présenter tous les services offerts par le service de l’hébergement et des événements afin de générer une soumission et par la suite rédiger un contrat ;
Recueillir les détails reliés aux événements et saisir les informations dans le système de réservation. Produire un rapport clair et communiquer les détails aux équipes concernées ;
Coordonner les services de bars, notamment : commander les boissons alcoolisées et non alcoolisées, maintenir un inventaire à jour des fournitures de bar et s’assurer que l’inventaire est suffisant pour les événements à venir, préparer les demandes de permis de réunion et transmettre tous les documents nécessaires au gouvernement dans les délais requis ;
Effectuer diverses tâches relatives à la réalisation d’un événement, notamment : la programmation des cartes de repas, la création des plans de salles et des liens pour l’enregistrement en ligne, au besoin, et la visite de site avec les clients ;
Être présent pour le client pendant son séjour pour s’assurer que l’événement se déroule conformément au contrat et assurer sa satisfaction. Être le lien entre le client et les différents partenaires et départements ;
Assister les employés étudiants pendant le séjour du groupe afin de faire l’inspection de l’aménagement et de la propreté des salles ;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

En collaboration avec les autres coordonnateur.trices de l’hébergement, des événements et services auxiliaires.

Volet administratif

Veiller au paiement des dépôts, préparer les factures et suivre les comptes clients ;

Se tenir au courant des exigences légales concernant les services de bar et les protocoles de santé publique pour l’industrie du tourisme ;
Aider à la formation et à l'élaboration de politiques, de procédures et de lignes directrices des services d’hébergement et d’événements ;
Participer à l’analyse des prix afin d’avoir des prix toujours compétitifs ;
Former le personnel étudiant ;
Transmettre dans les délais requis divers rapports gouvernementaux tels que les rapports de taxes MEV, Entandem, etc. ;
Tenir à jour des rapports statistiques annuels sur le taux d’occupation à des fins d’analyse comparative ;
Maintenir à jour les logiciels utilisés par les services d’hébergement et d’événements tels que Rooming It et EventWorks et former les autres membres du personnel ;
Mettre à jour les sites internet des services d’hébergement et d’événements et du Théâtre Centennial et les profils sur les sites internet de partenaires tels que Destination Sherbrooke, Uniques Venues, CUCCOA, etc. ;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Volet ventes et marketing

Développer notre marché actuel et rechercher d’autres marchés qui correspondent à notre modèle d’affaires ;
Effectuer des appels de prospection, au besoin ;
Collaborer avec le département de communication pour développer des publicités et du matériel marketing qui soutiennent les priorités stratégiques des services d’hébergement et d’événements et du Théâtre Centennial ;
Participer à titre d’exposant aux salons commerciaux, au besoin ;
Créer et maintenir de bonnes relations d’affaires avec les différents offices de tourisme et partenaires ;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Compétences

Excellentes compétences interpersonnelles et sociales
Excellentes compétences en service à la clientèle
Forte capacité à travailler en équipe
Débrouillardise et capacité à résoudre des problèmes
Excellentes compétences organisationnelles

Exigences

Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique normalement d’une durée de 3 ans)
De 1 an à 3 ans d’expérience
Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit
Excellente connaissance d’Excel et de Word
Expérience en marketing, ventes et tendances dans les médias sociaux
Très bonne maîtrise du numérique
Détenir une carte d’attestation « Action Service » (un atout)
Doit faire preuve de flexibilité; disposé et prêt à travailler selon un horaire irrégulier, y compris les nuits et fin de semaine