Coordonnateur(rice) événementiel

MCI CANADA

MCI est une agence internationale spécialisée en engagement et marketing. Nous créons des expériences centrées sur l’humain pour libérer le potentiel de chacun, afin de stimuler l’innovation et la croissance. Joignez-vous à une équipe dynamique, passionnée et talentueuse, prête à réaliser des projets exceptionnels pour ses clients.

Description

Emploi hybride : Télétravail et Présentiel

• Événements en direct et virtuels
• Communications stratégiques et numériques
• Conseil et développement de communautés

Responsabilités

PLANIFICATION, ORGANISATION ET COORDINATION D'ÉVÈNEMENT CORPORATIFS

• Communications avec les clients tout au long de la planification des événements;
• Élaboration et suivis de budgets;
• Préparation de propositions;
• Négociation des meilleurs tarifs avec tous les fournisseurs;
• Création et participation à la conception de la thématique de l’événement;
• Recherche de sites, activités, cadeaux et autres;
• Création de visuels divers (programme, invitation, affiche, etc.);
• Envoi des invitations pour les événements;
• Gestion des inscriptions;
• Gestion et coordination des réservations de chambres, de salles, décor, etc.;
• Planification, organisation et coordination des activités des conjoints;
• Coordination de la logistique des transports (avions, autobus, limousines);
• Rédaction de documents de tout genre;
• Liaison avec les différents fournisseurs pour assurer la réussite des événements.

TÂCHES PENDANT LES ÉVÈNEMENTS

• Accueil et assistance aux invités;
• Gestion et coordination des activités;
• Supervision des opérations et de la logistique;
• Gestion des changements et des nouveaux besoins;
• Gestion des imprévus;
• Facturation et gestion des paiements auprès des fournisseurs;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Expérience en organisation d’événements et/ou hôtellerie
• Excellent service à la clientèle;
• Capacité de mener à terme les projets du début à la fin;
• Excellente compétence en communication, écrite et orale en français et en anglais;
• Dynamique, autonome et consciencieux (se);
• Possède un bon esprit d’équipe;
• Doit posséder une grande créativité;
• Use de tact, de diplomatie et de maturité dans toutes les situations;
• Capacité à travailler sous pression et à respecter de courts délais;
• Fait preuve d’une attitude positive ainsi qu'une éthique de travail impeccable;
• Excellente connaissance des programmes Microsoft y compris Excel et Word, internet et réseaux sociaux;
• Doit être disponible à travailler quelques soirs et fins de semaine. 

Exigences

COMPÉTENCES TECHNIQUES SPÉCIFIQUES

Il est essentiel d’avoir de solides compétences en informatique :

1. Maîtriser en profondeur MS Excel, Word, PowerPoint et Outlook
2. Capacité d’utiliser efficacement les logiciels et les technologies informatiques pour organiser et présenter les données aux clients
3. Connaissance du langage HTML est un atout mais n’est pas requis

Le Coordonnateur de projets devra travailler les fins de semaine et le soir selon l’horaire des événements

• Pourrait travailler à l’extérieur pour une longue période de temps.
• Pourrait lever des charges modérées, surtout pendant l’exécution de l’événement sur place, et on s’attend à une quantité considérable de marche et de temps debout.

SALAIRE

Conformément à ce qui a été convenu avec l’employé