Coordonnateur(trice) administratif(ve) – Relations médias et professionnels du voyage

Tourisme Montréal / Montréal

À propos de nous

Tourisme Montréal est un organisme privé à but non lucratif fondé en 1919. Il regroupe plus de 900 membres et partenaires de l’industrie touristique montréalaise. L’organisation compte plus de 100 employés qui œuvrent pour la promotion, l’accueil et le développement du produit touristique.

Notre ambition

En 2030, Tourisme Montréal sera la référence en matière d’attractivité et de durabilité parmi les organisations marketing de destination en Amérique du Nord.

Notre vision

La prospérité de Montréal en tant que destination passe par une croissance durable et la cohabitation entre les visiteuses et visiteurs et la population montréalaise.

Notre mission

Propulser l’attractivité de Montréal auprès de ses marchés prioritaires et favoriser un développement durable de la destination.

Nos valeurs

Innovation et Créativité   -   Performance et Efficacité - Responsabilité et Rigueur

Ce que nous offrons

• Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale, indexé annuellement ;
• 3 semaines de vacances à partir du 1er mai suivant l’embauche (période de référence) ;
• Assurances collectives complètes et programme d’aide aux employés (une fois la période d’essai de 3 mois réussie) ;
• 250$ en compte de gestion santé par année ;
• REER collectif égalé par l’employeur jusqu’à concurrence de 5 % du salaire (une fois la période d’essai réussie) ;
• Des congés payés additionnels : les jours ouvrables compris entre le 25 décembre et le 1er janvier ;
• Une banque de sept (7) journées de maladie et trois (3) journées de congé personnel par année.

Ce n‘est pas tout

• Horaire de 35 heures et horaire comprimé l’été ;
• 9 journées fériés ;
• Politique de travail hybride offrant jusqu’à 2 jours par semaine en télétravail ;
• Possibilité de faire du télétravail jusqu’à 10 jours consécutifs par année, en combinaison d’une ou de deux semaines de vacances ;
• Programme d’accueil, d’intégration structuré visant la cohésion d’équipe et la transversalité ;
• Programme de développement des compétences et de formations ;
• Un bureau en plein cœur du Centre-ville, à proximité du métro McGill et Bonaventure, à côté de l’hôtel Reine-Élizabeth ;
• Rabais allant jusqu’à 60% sur l’abonnement de la carte Opus ;
• Accès à plusieurs attraits touristiques, événements et festivals gratuits, toute l’année ;
• Une équipe soudée et un environnement de travail dynamique.     

Description

Description de l’opportunité

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, qui sera faire preuve de flexibilité ? Vous avez de l’expérience en soutien administratif ?  En tant que coordonnateur(trice) administratif(ve) vous mettrez à profit votre expertise et votre passion en contribuant et à assurer le support au bon déroulement des activités de l’équipe relations Médias et Professionnels du Voyage.

Votre mission

Sous la supervision de la Cheffe d’équipe du département relations Médias et Professionnels du Voyage, le coordonnateur ou la coordonnatrice veille à l’exécution efficace et opportune des activités de bureau de façon à faciliter et améliorer les actions de l’équipe.

Il ou elle organise et coordonne les tâches dans un environnement dynamique où les échéanciers et les priorités évoluent rapidement de façon à contribuer à maintenir un haut niveau d’efficacité et d’efficience pour l’organisation.

Responsabilités

Responsabilités : à quoi ressembleront vos semaines avec nous

Soutien administratif à la Cheffe d’équipe et son équipe

• Accompagne la Cheffe d’équipe dans les différents projets;
• Planifie et coordonne les déplacements d’affaires en veillant aux diverses réservations;
• Coordonne les demandes de production marketing avec le département des communications ;
• Réalise les suivis budgétaires et comptables;
• Effectue les demandes de paiements de factures, suivis auprès des fournisseurs;
• Planifie et organise les activités ponctuelles de l’équipe (rencontres d’équipe, 1/1, lunch, ...)
• Réalise l’entrée de données pré et post salons/missions dans notre CRM;
• Répond aux courriels des clients et des partenaires;
• Prépare les présentations Power Point de l’équipe;
• Gère l’inventaire des outils promotionnels ;
• Prépare l’envoi des bulletins électroniques agrément et médias ;
• Apporte un soutien dans la compilation et la rédaction des rapports mensuels de l’équipe ;
• Organise les rencontres avec les partenaires;
• Met à jour des boîtes à outils de l’équipe en collaboration avec les gestionnaires;
• Entretient de bonnes relations avec les fournisseurs et membres de Tourisme Montréal (suivi avec le Membership);
• Collabore avec les planificateur.rice (s) au besoin;
• Agit à titre de secrétaire pour certaines réunions et rédige les comptes rendus;
• Effectue toutes autres tâches connexes qui seront assignées

Compétences

Ce qui vous caractérise

• Diplôme d’études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée (entre autres : tourisme, communication et médias, administration) ;
• Formation en tourisme, un atout ;
• Expérience de trois ans minimums en administration;
• Connaissance et intérêt renouvelé de Montréal ;
• Excellente maitrise du français ;
• Anglais écrit fonctionnel (la majorité des clients sont anglophones).
• Excellente maitrise de la suite Office.

Exigences

Ce qui vous démarquera

• Personne créative, innovante et débrouillarde.
• Personne organisée, rigoureuse, minutieuse qui sait faire preuve de flexibilité ;
• Fort esprit d’équipe ;
• Bonne tolérance au stress ;
• Autonome et responsable ;
• Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément ;
• Capacité de réagir rapidement aux changements de dernière minute ;