Le ou la Coordonnateur(trice) des ventes appuie l’équipe commerciale et les opérations dans la gestion des ventes de chambres (individuel et groupes) ainsi que des ventes liées aux événements et banquets (salles, services, hébergement avec banquet). Relevant du Directeur général, la personne titulaire du poste assure le traitement et le suivi rigoureux des demandes, la coordination interne des dossiers confirmés et la qualité de l’expérience client, tout en contribuant activement à la croissance des revenus par l’optimisation, l’upselling et la relance de la clientèle existante (fidélisation et réservations répétées).
Responsabilités principales
· Répondre rapidement aux demandes (RFP) et effectuer le cycle complet de vente et de coordination pour les groupes : soumissions, suivis, négociation des conditions, contrats, dépôts, échéanciers et confirmations.
· Vendre des blocs de chambres (groupes, corporatif, loisirs) et maximiser les revenus par l’upselling (catégories de chambres, surclassements, services additionnels) et le cross-sell (salles, banquets, audiovisuel, PAUS SPA, autres).
· Vendre et coordonner les événements avec banquet (hébergement avec banquet ou location de salle) : compréhension des besoins, proposition de forfaits, coordination des menus et des services en collaboration avec les équipes concernées.
· Assurer la relance de la clientèle existante (anciens groupes, comptes corporatifs, organisateurs, associations) afin de générer des réservations répétées et maintenir une relation d’affaires durable (appels, courriels, suivis post-séjour/événement).
· Maintenir à jour les outils de vente (bases de données/CRM, dossiers clients, historiques, préférences, comptes-rendus) et assurer l’exactitude des informations dans les systèmes (inventaires, codes de groupe, listes de chambres, « pick-up »).
· Coordonner la communication interne des dossiers confirmés : passations aux départements (réception, hébergement, restauration/banquets, entretien ménager, comptabilité), diffusion des informations clés et respect des échéanciers.
· Préparer la documentation opérationnelle des événements (feuilles de fonction / bons de commande / détails logistiques) et participer aux réunions de fonctions.
· Effectuer des visites de l’hôtel et des espaces événementiels, soutenir les présentations et contribuer à une expérience client impeccable avant, pendant et après le séjour/l’événement.
· Suivre les ajustements de dernière minute (arrivées/départs, listes, montages, besoins techniques) et soutenir la résolution de problèmes en collaboration avec les opérations.
· Produire des suivis et rapports de base (statut des dossiers, échéanciers de dépôts, « pick-up », revenus prévus) et proposer des améliorations de processus.
· Au besoin, apporter un soutien ponctuel à la réception afin d’assurer la fluidité des opérations.
· Accomplir toutes autres tâches connexes pour assurer le bon fonctionnement du département des ventes, des opérations hotellières et de la gestion de l’établissement.
Compétences et aptitudes
· Forte orientation ventes et service : capacité à écouter, qualifier les besoins, proposer des solutions et conclure.
· Aisance en communication (téléphone et courriel), professionnalisme et sens du suivi (relances et fidélisation).
· Organisation, rigueur et gestion des priorités dans un environnement avec plusieurs dossiers simultanés.
· Capacité à coordonner plusieurs intervenants (hébergement, réception, banquets, cuisine, entretien, comptabilité) et à assurer des passations claires.
· Connaissance des outils hôteliers (PMS) et, idéalement, d’un CRM / outil de ventes; maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook).
· Sens commercial : upselling/cross-sell, attention aux détails contractuels, et compréhension des enjeux de revenus.
· Autonomie, esprit d’équipe, initiative et capacité à résoudre des problèmes rapidement.
Exigences
· Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en hôtellerie, tourisme, administration, ventes/marketing ou domaine connexe (ou expérience équivalente).
· 2 à 3 ans d’expérience pertinente en ventes hôtelières et/ou coordination de groupes, réunions, événements et banquets (un atout important).
· Aisance avec les systèmes de réservations/gestion hôtelière (PMS) et outils informatiques; connaissance d’un CRM (un atout).
· Bilinguisme (français et anglais).
· Disponibilité et flexibilité occasionnelles selon les besoins opérationnels (visites clients, événements, périodes de pointe).
Conditions
· Poste salarié à salaire fixe.
· Travail 100% en présentiel.
Langue
· Français (5/5)
· Anglais (4/5)
Horaire
· 8 Heures
Type d'emploi : Temps plein
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Sherbrooke, QC J1L 1C8: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)
Expérience:
- Hôtellerie: 1 an (Souhaité)
- Coordination: 1 an (Souhaité)
Lieu du poste : En présentiel